Quand on travaille à la maison, qui plus est quand on est freelance, il est vraiment très important d’avoir une organisation béton. Les tâches sont très diverses : production, administratif, relations clients… On peut très vite se retrouver débordé.e et donc perdu.e si on n’est pas assez carré dans le travail. Personnellement, il m’arrivait de commencer des journées sans savoir exactement quelles étaient les tâches du jour. Je faisais un peu au feeling, en fonction de mon envie, de mon énergie. J’étais assez dispersée au niveau de mes prises de notes, du rangement de mes documents (disque dur, Google drive), de l’organisation de ma semaine. Résultat, je me sentais parfois en surcharge et dans l’incapacité d’avancer comme je le souhaitais. Puis, j’ai découvert Notion, l’outil pour décharger mon cerveau.
La charge mentale d’un freelance
La charge mentale est un « travail de gestion, d’organisation et de planification qui est à la fois intangible, incontournable et constant, et qui a pour objectif la satisfaction des besoins de chacun et la bonne marche de la résidence », selon la chercheuse Nicole Brais (Université Laval, Québec).
La charge mentale, ce n’est donc pas tant la masse de travail que tu as à accomplir. C’est surtout le flux d’information continu que tu dois intégrer.
Côté boulot, tu es sollicité.e par 5 clients la même semaine, tu as 3 projets en cours à terminer, la comptabilité de fin de mois qui arrive et des relances clients à faire. Côté perso, tu n’es pas ménagé.e non plus. Des rendez-vous de suivi médical pour la famille que tu dois prendre depuis plusieurs semaines déjà, les prochaines vacances à organiser, la paperasse du quotidien…
En fait, ton cerveau sature parce que trop de choses à planifier y entrent en même temps et qu’il se sent débordé. Toute la difficulté réside dans la capacité à organiser les informations entrantes pour les planifier en fonction de leur degré d’urgence et de leur mode de traitement.
Diminuer sa charge mentale, c’est donc trouver un moyen de poser “les choses à faire” ailleurs que dans son cerveau en attendant d’avoir réellement du temps à y accorder.
Ton cerveau est alors disponible pour s’occuper du travail proprement dit, il n’est plus parasité ni fatigué par les tâches connexes.
Stocker son cerveau dans Notion
Il existe un tas d’outils qui permettent de prendre des notes, de stocker des idées, de définir des plannings, de suivre la relation client… L’ennui est qu’à utiliser un grand nombre d’outils, notre cerveau peut de nouveau se sentir éparpillé.
Je ne suis pas née avec le gène de la rigueur. Je ne suis pas de la team bordélique, mais je ne suis pas non plus la reine de l’organisation. Utiliser différentes applications, ça voulait dire pour moi me retrouver éparpillée à de multiples endroits et dans des formats différents, disposer d’une information morcelée, difficile à retrouver, et de moins en moins exploitable avec le temps. Trouver un outil qui rassemble à peu près tout ce dont j’avais besoin pour travailler et gérer mon business, c’était un gain de temps énorme assuré.
Cet outil multi-fonction, je l’ai trouvé dans Notion. Notion, c’est l’outil tout-en-un qui fait presque tout et qui le fait très bien !
Malgré la multitude de fonctionnalités qu’il propose, il reste un outil plutôt simple pour peu qu’on prenne le temps de comprendre son fonctionnement et de le prendre en main correctement.
Notion : un outil complet
Notion est un espace de travail tout-en-un. Il couvre :
- la prise de notes ;
- la mise en place de documentation ;
- les bases de connaissances ;
- la gestion des tâches et projets ;
- les tableaux et bases de données ;
- la communication d’équipe.
Notion est si vaste que l’explorer intégralement et surtout l’expliquer entièrement demanderait des pages et des pages d’articles.
L’information essentielle qu’il faut selon moi retenir, c’est que Notion peut stocker toutes les informations que tu souhaites y intégrer sous forme de bases de données. Tout est donc très organisé, très structuré. Tu peux lier entre eux différents contenus et retrouver très facilement tout ce que tu stockes.
Par exemple, dans le cadre de la production de contenu, tu peux avoir une base de données dans laquelle tu stockes ton planning éditorial, et pour chacune des entrées de ta base (donc chacune de tes productions) tu peux faire un lien vers une base de données ressources qui te renvoie vers des sites référents pour étoffer tes contenus.
Notion : un outil adaptatif et évolutif
Le grand plus avec Notion c’est qu’il est entièrement personnalisable. Au départ, c’est une boite vide que tu vas pouvoir façonner comme tu le souhaites : présentation, choix des couleurs, des images, des pages, des bases de données…
Grâce à son approche modulaire, il est très facile de modifier la façon dont les données ont été structurées au départ. Au fur et à mesure de l’évolution d’un business, les objectifs peuvent être revus, les données peuvent devenir plus complexes ou avoir besoin de prendre un format différent. Le système de bloc permet de convertir un élément d’un format à l’autre :
- De simples lignes de textes contenues dans une page peuvent devenir une page à part entière.
- Un titre peut se transformer en case à cocher.
- Un tableau Kanban peut devenir un calendrier, une liste, une galerie ou une chronologie.
- Etc.
Notion : un outil esthétique
Comme Notion est personnalisable, presque, à l’infini, il est aussi capable de s’adapter à tes envies en termes d’esthétisme.
Si tu aimes les environnements de travail colorés, parsemés d’émojis, d’images de couvertures et agrémentés de boutons colorés, tu pourras à loisir designer tes pages, tes boutons, tes icônes afin de te sentir en harmonie avec ton espace de travail. Pour certaines personnes, c’est un élément indispensable pour se sentir bien et travailler dans le plaisir.
En revanche, si tu es plutôt minimaliste, rien n’interdit de faire de ton espace de travail une zone très épurée sans fioriture.
Il y aurait encore tant de choses à raconter sur Notion que cela fera l’objet d’articles plus ciblés. La seule chose à retenir ici est que Notion te permet de poser toutes tes idées, de les structurer, de les organiser. Il amène donc de la cohérence et de l’efficacité dans ton travail et permet d’abaisser la charge mentale qui s’abat sur ton pauvre cerveau, parfois fatigué, d’entrepreneur.e.
